Momentan ändern sich viele Dinge in der Arbeitswelt. Die technologische Entwicklung schreitet mit großen Schritten voran. Vor einigen Jahren hätte sich niemand träumen gewagt, dass es Dinge wie Cloud Computing oder künstliche Intelligenz gibt. Diese Dinge erleichtern die Arbeit in vielen Bereichen, stellen aber eine HR-Abteilung vor Herausforderungen.
Welche Rolle haben moderne Technologien für entsandte Arbeitnehmer?
Mittlerweile ist es in Unternehmen vollkommen normal, dass sie international tätig sind. Oftmals müssen Sie Mitarbeiter in andere Länder entsenden, damit dort spezielle Projekte durchgeführt werden oder lokale Märkte erschlossen oder unterstützt werden können. Deshalb gibt es verschiedene Herausforderungen, wenn es um entsandte Arbeitnehmer geht.
Die Personalabteilung sieht sich hier nicht nur vor logistischen Herausforderungen, sondern muss auch die verschiedenen arbeitsrechtlichen Vorschriften, Steuern und Sozialversicherungen in den Ländern, in denen posted workers tätig sind, einhalten. Es gibt hier mittlerweile Spezialsoftware Lösungen. Sie helfen dabei, entsandte Mitarbeiter zentral zu verwalten. Dabei helfen Sie auch bei der Verwaltung von Gehältern und Sozialleistungen und können sogar bei Visa- Anträgen unterstützend wirken. Diese Softwarelösungen helfen auch dabei, dass Compliance Risiken in einem Unternehmen minimiert werden.
HR Prozesse in der Automatisierung
Es gibt gerade in der HR Abteilung viele administrative Aufgaben, die sich immer wiederholen. Diese Aufgaben mussten früher manuell erledigt werden. Mittlerweile gibt es verschiedene Automatisierungstechnologien, die Abläufe effizienter gestalten. So können zum Beispiel die Zeiterfassung und die Verwaltung von Urlaubsanträgen und Krankmeldungen, aber auch die Lohn- und Gehaltsabrechnung automatisch erstellt werden. Das spart der Personalabteilung manuellen Aufwand und sie können sich um andere Dinge kümmern.
Der Vorteil ist hier vor allen Dingen, dass Fehlerquellen reduziert werden. Manuelle Prozesse sind immer fehleranfällig. Das kann natürlich finanzielle und rechtliche Konsequenzen für ein Unternehmen haben. Wenn die Prozesse automatisiert wurden, erfolgt die Erfassung schnell und präzise. Das führt dazu, dass Compliance verbessert wird.
Cloud Technologie helfen bei flexiblem Arbeiten
Natürlich hat die fortschreitende Technologie ihre Vorteile. Es wird allerdings im Gegenzug dazu heutzutage von Mitarbeitern erwartet, dass sie flexibler bei ihrer Arbeit sind. Das kann Arbeitsorte oder -zeiten beinhalten.
Hier kommen moderne Cloud Lösungen zum Einsatz. Dadurch wird sichergestellt, dass die Mitarbeiter auch Remote Zugriff auf Daten der Firmen haben. Informationen können hier in Echtzeit aktualisiert werden und jeder hat Zugriff auf diese Daten. So kann die Zusammenarbeit und Kommunikation auch über den Globus verteilt und reibungslos funktionieren.
Ein Unternehmen hat den Vorteil, dass es sich IT Ressourcen sparen kann. Es müssen keine teuren Server vor Ort unterhalten werden und Personal, das diese verwaltet. Die Server sind in der Cloud und stellen sicher, dass alle Daten der Firma verschlüsselt sind und vertraulich bleiben.
Natürlich ist es wichtig, dass gerade sensible persönliche Daten der Mitarbeiter und der Firma gesichert werden. Das Thema Cyberkriminalität hat in den letzten Jahren mehr Bedeutung gewonnen. Deshalb gibt es zum Beispiel mittlerweile in Europa strenge Datenschutzgesetze wie die DSGVO.
Es ist wichtig, dass ein Unternehmen sich darum kümmert, dass Daten verschlüsselt werden. Auch mehrstufige Authentifizierung können dafür sorgen, dass mehr Daten gesichert werden. So können zum Beispiel bestimmte Zugriffsrechte installiert und deren Verstöße gemeldet werden.
Mitarbeiter können von Unternehmen zum Beispiel mit einem speziellen VPN ausgestattet werden. So wird sichergestellt, dass die Mitarbeiter einen gesicherten Kanal verwenden, um auf Daten des Unternehmens zurückzugreifen oder diese zu übersenden. Gleichzeitig kann über ein VPN gesteuert werden, welche Zugriffsrechte ein Mitarbeiter hat oder es können auch seinen Arbeitszeiten darüber an das System übermittelt werden.
Ein Unternehmen sollte außerdem sicherstellen, dass die Mitarbeiter ein gut funktionierendes Internet nutzen. Die Verbindung sollte stabil sein und über eine gute Up- und Downloadgeschwindigkeit verfügen. So können die Mitarbeiter effektiv und sicher arbeiten.